กระทบยอดธนาคารใน Excel: วิธีเตรียมข้อมูลและตรวจรายการ

เตรียมข้อมูลสองฝั่งให้เทียบกันได้

การตรวจว่าตัวอ่านดึงยอดถูกต้องกับการกระทบยอดธนาคารเป็นคนละงาน การกระทบยอดต้องมี Statement และสมุดเงินสดหรือรายการบัญชีของกิจการในช่วงเดียวกัน

แปลง Statement เป็นตารางมาตรฐาน แล้วแยกชีตสมุดเงินสดไว้ต่างหาก รักษาวันที่ จำนวนเงิน ทิศทางเงินเข้า/ออก และเลขอ้างอิง อย่ารวมคนละบัญชีเพื่อหายอดคงเหลือเดียวกัน

1. จับคู่เลขบัญชีและช่วงวันที่ก่อน
2. เทียบจำนวนเงินและทิศทาง พร้อมวันที่หรือเลขอ้างอิง
3. ทำเครื่องหมายคู่ที่ตรวจแล้ว และแยกรายการที่ยังไม่พบคู่
4. ตรวจรายการซ้ำ เวลาตัดยอด และรายการค้าง ก่อนสรุปส่วนต่าง

ตัวอย่าง: ต่างกัน ฿300 จากอะไร

ข้อมูลต่อไปนี้เป็นข้อมูลสังเคราะห์ทั้งหมด สมมติยอดยกมา ฿10,000 ทั้งสองฝั่ง ธนาคารบันทึกรับจากลูกค้า ฿5,000 จ่ายผู้ขาย ฿2,000 และค่าบริการ ฿100 ยอดปลายงวดตาม Statement คือ ฿12,900

สมุดเงินสดบันทึกรับ ฿5,000 จ่ายผู้ขาย ฿2,000 และเช็คที่ออกแต่ยังไม่ขึ้นเงิน ฿400 แต่ยังไม่มีค่าบริการ ฿100 ยอดปลายงวดในสมุดจึงเป็น ฿12,600 ส่วนต่าง ฿300 ไม่ใช่หลักฐานว่ามีแถวใดต้องถูกแก้ให้เท่ากัน

เมื่อปรับฝั่งธนาคารด้วยเช็คค้าง ฿400 จะได้ ฿12,500 และปรับฝั่งสมุดด้วยค่าบริการ ฿100 ก็ได้ ฿12,500 การเท่ากันมาจากรายการอธิบายที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่การบังคับยอด

งบพิสูจน์ยอดเงินฝากใน Excel

จัดตารางแยก “ยอดตาม Statement” และ “ยอดตามสมุด” แล้วแสดงรายการปรับกระทบยอดพร้อมวันที่ เอกสารอ้างอิง และเหตุผล ตัวอย่างนี้ฝั่งธนาคารคือ 12,900 − 400 = 12,500 ฝั่งสมุดคือ 12,600 − 100 = 12,500

เก็บหลักฐานเช็คค้างและรายการค่าบริการเพื่อให้นักบัญชีพิจารณาการบันทึกที่เหมาะสม อย่าลบรายการจาก Statement เพียงเพราะจำนวนเงินหรือวันที่เหมือนกัน รายการที่ดูซ้ำอาจเกิดขึ้นจริงหลายครั้ง

ผลตรวจของ SiamStatement ช่วยตรงไหน

ตัวแปลงตรวจสมการยอดคงเหลือ ผลรวมธนาคาร จำนวนรายการ และความต่อเนื่องข้ามหน้าที่ต้นฉบับเปิดให้ตรวจได้ จึงช่วยหาโอกาสอ่านข้อมูลผิดก่อนนำไปกระทบยอด

ผลผ่านไม่ได้ตรวจสมุดเงินสดแทนคุณ ไม่ยืนยันความแท้ของ PDF และไม่ตัดสินว่ารายการใดควรเป็นค่าใช้จ่ายหรือรายได้ หากมีคำเตือน ให้เปิดเลขหน้า/แถวต้นฉบับในตัวแปลงแล้วตรวจรายละเอียดก่อนส่งต่อ